Polityka prywatności

1. Kogo dotyczy ta polityka

Osób odwiedzających stronę vantote.com, osób wysyłających formularz zgłoszenia pilotażu oraz — w części dotyczącej aplikacji — właścicieli obiektów i ich personelu korzystających z panelu i ekranu na tagu.

2. Formularz zgłoszenia pilotażu

Zbieramy: nazwę i typ obiektu, liczbę pokoi, adres e-mail oraz — jeśli je podasz — telefon i treść wiadomości. Używamy ich wyłącznie po to, żeby odpowiedzieć na zgłoszenie i umówić pilotaż.

Podstawa prawna: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nazwy obiektu i e-maila nie da się wysłać zgłoszenia.

Zgłoszenie trafia e-mailem na naszą skrzynkę kontaktową. Przechowujemy je przez czas rozmów o współpracy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a potem usuwamy.

3. Ochrona przed botami i nadużyciami

Formularz zgłoszenia i ekrany logowania chroni Cloudflare Turnstile. Skrypt Turnstile ładuje się dopiero, gdy klikniesz w formularz — samo wejście na stronę nie uruchamia żadnego zewnętrznego skryptu. Turnstile analizuje sygnały przeglądarki, żeby odróżnić człowieka od bota; nie służy do reklam ani profilowania.

Przy próbach wysłania formularza i logowania zapisujemy adres IP i czas próby, żeby ograniczyć liczbę prób (ochrona przed zgadywaniem haseł i spamem). Te wpisy są automatycznie czyszczone po udanym logowaniu i przy kolejnych sprawdzeniach — nie budujemy z nich żadnej historii.

4. Dane w aplikacji Vantote

Dane operacyjne obiektów (pokoje, sprzątania, zgłoszenia usterek, zdjęcia dokumentacyjne, imiona i czasy pracy personelu, rezerwacje z podłączonych kalendarzy) przetwarzamy NA ZLECENIE naszych klientów — właścicieli obiektów. To oni są administratorami tych danych, a my podmiotem przetwarzającym. Na życzenie klienta podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania (DPA).

Zbieramy minimum danych o personelu: imię, czasy pracy, zgłoszenia i zdjęcia zrobione w trakcie pracy. Kody PIN personelu są przechowywane wyłącznie w formie zahaszowanej — nikt, także my, nie może ich odczytać. Dostęp do panelu jest ograniczony rolami i uprawnieniami, a każda wrażliwa operacja administratora jest zapisywana w dzienniku zdarzeń.

Zdjęcia przesyłane z telefonu są przed zapisem pozbawiane metadanych (m.in. lokalizacji GPS).

5. Komu powierzamy dane (podmioty przetwarzające)

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich nikomu do celów marketingowych. Korzystamy z dostawców infrastruktury, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu:

• Supabase — baza danych i przechowywanie zdjęć; region Unii Europejskiej (Irlandia).
• Cloudflare — hosting aplikacji, sieć dostarczania treści i ochrona antybotowa (Turnstile); ruch jest obsługiwany w globalnej sieci Cloudflare, a dane są zapisywane w bazie i magazynie zdjęć w UE.
• Brevo — wysyłka wiadomości e-mail (zgłoszenia z formularza, powiadomienia dla klientów).

6. Jak długo przechowujemy dane

Zgłoszenia pilotażu: przez czas rozmów, maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Dane w aplikacji: przez czas trwania umowy z klientem; po jej zakończeniu usuwamy konto klienta wraz z obiektami, pokojami, personelem i zdjęciami.

Zdjęcia dokumentacyjne (zakończone sprzątania, naprawione usterki, zamknięte rzeczy znalezione) usuwamy automatycznie po około 2 miesiącach — zostają czasy pracy i wpisy, znikają fotografie.

7. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Strona nie używa ciasteczek śledzących, analitycznych ani reklamowych. Używamy wyłącznie ciasteczek niezbędnych: sesji zalogowanego użytkownika, zapamiętanego języka ekranu personelu i technicznych ciasteczek bezpieczeństwa Cloudflare. Szczegóły są w Polityce cookies.

8. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu — wystarczy e-mail na contact@vantote.com. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

Jeśli Twoje dane są w aplikacji jako dane personelu, administratorem jest Twój pracodawca (właściciel obiektu) — zgłoś się najpierw do niego; my pomożemy mu zrealizować Twoje żądanie.

Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

9. Zmiany tej polityki

Gdy zmieniamy politykę, aktualizujemy datę u góry strony. O zmianach istotnych dla klientów aplikacji informujemy e-mailem na adres konta.

Administrator danych